De verhouding tussen schoonmaakbedrijf en opdrachtgever
Een goede relatie vul je samen in
Vertrouwen, korte lijnen en openheid. Dat zijn de ingrediënten van een goede relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Op deze manier resulteert het schoonmaakwerk in tevredenheid aan beide kanten. Zo eenvoudig is het eigenlijk, vinden een teamleider van een schoonmaakbedrijf en haar contactpersoon aan opdrachtgeverskant. Je moet het samen doen.
Het is eind maart en met meer dan 20 graden bijna zomers. De korte winter is al bijna vergeten, wanneer de opgewaaide sneeuw van februari ter sprake komt. Aan tafel zitten Joyce Verhagen van Parkstad Opleidingen uit ’s-Hertogenbosch en Madelon Meijer van Prima Clean uit Hedel. Het winterse voorval is een mooie illustratie van hun onderlinge relatie. Joyce belde meteen naar Madelon, toen door de sneeuw de parkeerplaats van het opleidingscentrum onbruikbaar was geworden. Kon het schoonmaakbedrijf misschien hulp bieden? Madelon Meijer antwoordde zonder aarzelen: ‘Dat kan!’. Haar instelling en die van het bedrijf is; hoe verander ik een probleem in een oplossing? ‘Het is mijn uitdaging om zorgen van de klant weg te nemen.’
Partnerschap
De schoonveegactie laat zien hoe beiden met elkaar omgaan. Opdrachtgever en -nemer hebben een open relatie, waarbij de verbondenheid verder gaat dan een zakelijk contract. Zo moet het ook, zeggen ze allebei stellig. Een goede samenwerking zorgt voor het beste resultaat. De insteek voor het gesprek is ‘strategisch partnerschap’. Ze zeggen het liever gewoon; zorg dat je elkaar weet te vinden. Het is belangrijk knelpunten open en zonder verwijten te kunnen bespreken. Het doel moet altijd een oplossing zijn, waarmee beiden tevreden zijn. Verhagen: ‘In onze opleidingen en ons bedrijf draait het om veiligheid en kwaliteit. Dan moet je bezoekers een veilige werkomgeving kunnen garanderen. Een Prima Clean is voor ons een uitstekende partner gebleken.’
Het gaat erom dat je elkaar weet te vinden
Flexibiliteit
De samenwerking dateert van eind 2019. Het opleidingsbedrijf opent met zusterbedrijf Parkstad Inspecties in ’s-Hertogenbosch een nieuwe locatie. Hier vinden de opleidingen plaats voor onderhoud en controle van technische installaties, zoals stooktoestellen, zonnestroominstallaties en elektra. Er zijn kantoren, leslokalen en een grote praktijkruimte. Die moeten iedere ochtend schoon en uitnodigend zijn als de cursisten aankomen.
Vijf keer per week komt vaste medewerkster Daphne van Prima Clean aan het eind van de dag langs. Als er veel cursisten zijn geweest, is er meer werk. In overleg wordt dan besloten die dag wat langer te werken en op een stille dag wat minder. ‘Voor de klant is die flexibiliteit belangrijk’, aldus Meijer. ‘Het betekent ook dat je medewerkers op die manier naar hun werk moet laten kijken. Waarmee is de klant het best geholpen? Ook binnen een contract met een aantal afgesproken uren is dat goed te doen.’
Korte lijnen
Door die flexibiliteit en klantgerichtheid was het voor Verhagen een vanzelfsprekendheid om het schoonmaakbedrijf te bellen na de sneeuwstorm. Dat klaarde de klus in korte tijd. Tijdens het gesprek beklemtonen beiden het belang van korte lijnen. Verhagen: ‘Ik heb één vast contactpersoon en dat is Madelon. Ik kan haar bij wijze van spreken dag en nacht bellen. We kennen elkaar goed.’ Een laagdrempelig contact past bij de bedrijfscultuur van Prima Clean. Twee keer per jaar zitten beiden wat langer aan tafel om zaken door te spreken. Tussendoor is er contact als dat nodig is. ‘Op een opmerking of vraag volgt direct een actie’, zegt Verhagen. ‘Dat kan’, verduidelijkt Meijer, ‘Doordat ook binnen ons bedrijf met 20 personeelsleden de lijnen kort zijn.’ Met een goed contact en open communicatie houd je elkaar scherp, oordelen beiden.
Voor de klant is het belangrijk dat je flexibiliteit biedt
Coronacrisis
We komen te spreken over 2020 en de coronacrisis. Hoe is daarmee omgegaan? Toen de vraag naar opleidingen plotseling inzakte, gingen beide partijen aan tafel voor overleg. Het uitgangspunt was; hoe vullen we onze relatie in, zodat we samen tevreden zijn? En niet: wat is contractueel vastgelegd waar de ander niet onderuit kan? Het aantal uren werd tijdelijk afgeschaald. Een tijd later was er juist extra werk. Parkstad Opleidingen en Prima Clean moesten intern verbouwen om aan de corona-eisen te voldoen. ‘Je doet het goed als je meebeweegt met de klant’, aldus Meijer.
Naast alle ellende heeft de coronacrisis ook iets positiefs gebracht. Meer dan ooit is er in de samenleving aandacht gekomen voor het belang van schoonmaak. Er is meer waardering voor het werk en de medewerkers. Voor Meijer en Verhagen is dat belang vanzelfsprekend. Over hoe je dat invult, zijn ze eensgezind. ‘Je moet het samen doen’.