Er is sprake van frequent verzuim als een werknemer zich drie keer of vaker ziek meldt binnen een jaar. Frequent verzuim kan in veel gevallen leiden tot langdurig verzuim. Reden genoeg om een gesprek aan te gaan wanneer je werknemer weer hersteld is.
Acht tips voor een frequent verzuimgesprek
Hoe voer je een frequent verzuimgesprek? Wat mag je wel en niet vragen als werkgever?
- Bereid je goed voor. Zorg dat je weet wanneer de werknemer zich ziek heeft gemeld en hoe lang iedere ziekmelding heeft geduurd.
- Geef in de introductie duidelijk aan wat de reden is van het gesprek. Benoem daarnaast dat het verzuim van de werknemer hoger ligt dan het gemiddelde landelijke verzuim en dat je graag in gesprek gaat om te kijken wat eraan te doen is.
- Stel open vragen en wees oprecht geïnteresseerd in de werknemer zonder vooroordelen.
- Benoem niet hoe vaak de werknemer ziek is geweest. De werknemer is zich namelijk niet altijd bewust van zijn gedrag. Zet de werknemer aan het denken met de vraag: ‘Hoe vaak denk je dat je ziek bent geweest in de afgelopen 365 dagen?’
- Als werkgever wil je weten wat de oorzaak is van frequent verzuim. In verband met de AVG kun je dit niet vragen. De volgende vragen kunnen helpen om erachter te komen wat er nog meer speelt dan enkel verzuim:
- Wat vind je van de frequentie van jouw verzuim de afgelopen 365 dagen?
- Heb je het nog naar je zin op het werk?
- Zit je op je plek? Vind je je functie leuk?
- Hoe is je werk-privé balans? - Wanneer een werknemer frequent verzuimt, kan dit invloed hebben op de werksfeer. Er kan namelijk wantrouwen ontstaan tussen collega’s. Als leidinggevende of werkgever is het van belang om hier tijdig op in te spelen. Benoem tijdens het gesprek wat de gevolgen zijn voor de afdeling en collega’s wanneer de werknemer frequent verzuimt. De volgende vraag zou je bijvoorbeeld kunnen stellen: ‘Krijg je wel eens reacties vanuit collega’s over je ziekmeldingen? Wat zeggen zij daarover? Begrijp je hun reactie?’
- Veel werkgevers denken dat de verantwoordelijkheid bij hen ligt om een oplossing aan te bieden. Deze ligt echter bij de medewerkers zelf. Uiteraard kun (en wil) je de werknemer ondersteunen. Stel vragen als:
- Wat of wie heb jij nodig om het frequente verzuim te verminderen?
- Welke stappen kun je zelf ondernemen om het ‘probleem’ op te lossen
Mocht de werknemer tijdens het gesprek geen oplossing hebben, geef hem dan de tijd om hierover na te denken en plan bijvoorbeeld een vervolgafspraak in. - Leg concrete afspraken vast op papier. Onderteken dit document en voeg dit toe aan het medewerkersdossier. Op deze manier kun je je bij een volgend (frequent) verzuimgesprek de eerder gemaakte afspraken bespreken.
