We spreken van frequent verzuim als een medewerker regelmatig (korte) periodes verzuimt. Onderzoek heeft aangetoond dat frequent kortdurend verzuim vaak leidt tot langdurig verzuim. Door het gesprek aan te gaan met de medewerker is er een kans dat dit voorkomen kan worden.

Hierbij tips en tricks voor het voeren van een frequent verzuimgesprek:

• Geef duidelijkheid aan wat de reden van het gesprek is. Bijvoorbeeld dat alle medewerkers die drie keer of meer keer in één jaar verzuimen, uitgenodigd worden voor een frequent verzuimgesprek. Neem beleid hierover ook op in het verzuimprotocol en/of huishoudelijk reglement dan weet iedereen wat het beleid binnen het bedrijf is.
  Of bijvoorbeeld dat het verzuim van de medewerker hoger ligt dan het gemiddelde landelijke verzuim en dat je graag in een gesprek wilt kijken hoe dat komt (buiten de medische aanleiding om) en wat daaraan te doen is.
• Bereid je goed voor: zorg ervoor dat je weet wanneer de medewerker zich ziek heeft gemeld en hoe lang iedere ziekmelding heeft geduurd.
• Stel open vragen en wees oprecht geïnteresseerd in de medewerker zonder vooroordelen. 
• Benoem niet hoe vaak de medewerker ziek is geweest. De medewerker is zich namelijk niet altijd bewust van zijn gedrag. Zet een medewerker aan het denken met de vraag: 'Hoe vaak denk je dat je ziek bent geweest in de afgelopen 365 dagen?'
• Benoem dat dit gesprek vanuit een stukje zorg voor de medewerker gevoerd wordt en om samen te bekijken welke afspraken hierover gemaakt kunnen worden.
• Bespreek met elkaar wat de gevolgen kunnen zijn van iemands afwezigheid (denk aan werkdruk, werksfeer en kosten). Let op dat er geen vijandige sfeer ontstaat maar laat het duidelijk zijn dat de intentie van het gesprek is de medewerker te helpen om weer duurzaam inzetbaar te worden.
• Het kan ook helpen om de volgende vragen te stellen om er achter te komen of er nog meer speelt bij de medewerker:
  • Hoe gaat het met je?
  • Heb je het naar je zin op het werk?
  • Lukt het om een balans te vinden tussen werk en privé?
  • Wat vind je zelf van de frequentie van het verzuim?
  • Let op: vanwege de AVG mag je niet direct vragen naar wat de oorzaak is.

• Luister naar wat de medewerker te zeggen heeft, welke problemen er spelen en ga op zoek naar oplossingen. Laat eerst het initiatief bij de medewerker en laat deze zélf oplossingen aandragen. Je kunt de medewerker hier natuurlijk wel bij ondersteunen. Stel vragen als: ‘Wat of wie heb jij nodig om het frequente verzuim te verminderen?’ of ‘Welke stappen kun je zelf ondernemen om het ‘probleem’ op te lossen?’. Mocht de medewerker tijdens het gesprek geen oplossing hebben, geef hem dan de tijd om hierover na te denken en plan bijvoorbeeld een vervolgafspraak in. Als de medewerker op een bepaald gebied problemen, dan is het goed als de medewerker weet dat de werkgever 'hulpdiensten' achter de hand heeft (denk aan schuldhulpverlening, maatschappelijk werker, fysiotherapeut).
• Leg concrete afspraken vast en voeg dit toe aan het medewerkersdossier. Dit zorgt voor duidelijkheid voor beide partijen. Plan vast een vervolgmoment in met elkaar na een aantal maanden om te evalueren hoe het de afgelopen periode gegaan is.

Verzuimdesk elke werkdag bereikbaar
Heb je vragen over verzuim en het terugdringen ervan? Neem contact op met de Schoonmakend Nederland Verzuimdesk.  De verzuimdesk richt zich op de beantwoording van vragen en het geven van algemeen advies. Deze hulp is kosteloos voor alle schoonmaak- en glazenwassersbedrijven. De verzuimdesk is vooral bedoeld om MKB-bedrijven te ondersteunen. 

De verzuimdesk is elke werkdag van 8.30–17.00 uur telefonisch bereikbaar via 073-648 38 50. De medewerkers beantwoorden vragen die binnen een half uur kunnen worden afgehandeld. Ervaring leert dat dit in de meeste gevallen genoeg is.