Uw werknemer kan u vragen een werkgeversverklaring op te stellen. Met dit document kan hij bijvoorbeeld een hypotheekaanvraag doen om een woning te kopen. Heeft uw werknemer geen vast contract? Dan kan hij u vragen om een intentieverklaring. Dat is een verklaring over het verlengen van het dienstverband.

Wat is een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring is een formulier waarop vragen staan over het dienstverband en het inkomen van uw werknemer. Uw werknemer kan dit document nodig hebben voor een huurwoning, een lening of bij een hypotheekaanvraag voor een koopwoning.

Voorbeeld werkgeversverklaring

De werkgeversverklaring is een standaardformulier. De meeste banken hebben hun eigen model. Ook de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) heeft een model-werkgeversverklaring. Welk model u ook gebruikt, u moet altijd dezelfde gegevens invullen.

NHG-werkgeversverklaring

Doet uw werknemer een aanvraag voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie? Gebruik dan de NHG-werkgeversverklaring of een model dat voldoet aan de eisen van de NHG. Het NHG-model is beschikbaar als interactieve pdf. Bekijk het voorbeeld.

Werkgeversverklaring invullen

Laat het formulier altijd door 1 persoon invullen. Gaat het om een papieren versie? Zorg dan voor 1 handschrift: het formulier is niet geldig met meerdere handschriften. Gebruik ook 1 kleur pen. Meestal is dat blauw. Voorkom doorhalingen en correcties op het formulier. Bij een fout moet u een nieuw formulier invullen. Let er verder op dat alle velden zijn ingevuld of aangekruist.

Het formulier kent een aantal vaste onderdelen:

• gegevens werkgever
• gegevens werknemer
• aard van het dienstverband
• verklaring voortzetting dienstverband: de intentieverklaring
• inkomen
• leningen / loonbeslag

Houd uw eigen KVK-nummer bij de hand. En verzamel vooraf onderstaande gegevens over uw werknemer. Dan kost het invullen van het formulier niet veel tijd.

• naam, adres, postcode, geboortedatum
• ingangsdatum van de dienst
• functie
• brutojaarsalaris
• vakantietoeslag
• onregelmatigheidstoeslag
• vaste 13e maand
• provisie
• eindejaarsuitkering
• overwerk
• eventueel door u verstrekte leningen
• eventueel loonbeslag

Gaat u op de werkgeversverklaring alvast rekening houden met een toekomstige salarisstijging? Dan vraagt de geldverstrekker u meestal om op briefpapier van uw bedrijf te verklaren per wanneer de stijging ingaat. En dat de stijging vast staat.

Werkgeversverklaring ondertekenen

De persoon die de werkgeversverklaring invult, zet ook de handtekening.

Handtekening

De geldverstrekker bepaalt of dat elektronisch mag. En welk soort elektronische handtekening dan is toegestaan. Moet u een handgeschreven handtekening plaatsen? Vergeet dan niet de eisen aan de kleur inkt en handschriften.

Datum

De werkgeversverklaring moet altijd voorzien zijn van een datum. Deze is belangrijk omdat de verklaring 3 maanden geldig is.

Bedrijfsstempel

Niet altijd is een firma- of bedrijfsstempel op het formulier verplicht. Moet u wel een bedrijfsstempel plaatsen, maar heeft u die niet? Maak daarvoor dan een aparte verklaring op het briefpapier van uw bedrijf. Laat deze verklaring ondertekenen door dezelfde persoon die ook de werkgeversverklaring invult en ondertekent.

Wat is een intentieverklaring?

De intentieverklaring is van toepassing als uw werknemer nog in zijn proeftijd zit of arbeidscontract voor bepaalde tijd heeft. In de intentieverklaring geeft u aan dat u van plan bent om de werknemer in vaste dienst te nemen. Mits deze op hetzelfde niveau blijft presteren en de bedrijfsomstandigheden niet wijzigen. De intentieverklaring is geen apart formulier maar onderdeel van de werkgeversverklaring. Bij het veld ‘Verklaring voortzetting dienstverband’ vult u ‘ja’ in en plaatst u een extra handtekening.