Wilt u personeel aannemen? Met deze 12 stappen ontdekt u welke regels er zijn en wat u moet regelen.

1. Houd u aan wetten en regels bij het werven van personeel

Bij het zoeken naar werknemers moet u zich houden aan regels voor gelijke behandeling van kandidaten. Zorg bijvoorbeeld voor een neutrale vacaturetekst zodat iedereen zich welkom voelt om te reageren. Tijdens een gesprek mag u geen vragen stellen over gezondheid of privéleven. Of over iemands gezin of kinderwens. Goede kandidaten vinden, begint bij een goede vacaturetekst en de juiste aanpak. Met deze tips van KVK maakt u een duidelijke vacaturetekst die goed gevonden wordt.

2. Controleer de identiteit van uw werknemers

Heeft u een geschikte kandidaat gevonden? Controleer dan wie de sollicitant is en of diegene wel bij u mag komen werken. Dit geldt ook als u buitenlands personeel of stagiairs wilt aannemen.  Controleer de identiteit door een geldig identiteitsbewijs te vragen, zoals een paspoort (geen rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst). 

Let bijvoorbeeld op:

• de pasfoto
• kenmerken als leeftijd en lengte
• handtekening
• nationaliteit
• of het bewijs geldig is (check de datum)
• echtheidskenmerken (zoals watermerk en documentnummer)

Gebruik het stappenplan Verificatieplicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Bewaar een kopie van de identiteitsbewijzen in uw administratie.

3. Screen uw toekomstige werknemers

Neemt u iemand aan voor een functie waarin betrouwbaarheid (integriteit) belangrijk is? Screen de sollicitant dan eerst. Met een screening onderzoekt u of iemand betrouwbaar is. Zo kunt u risico's beperken. U kunt tijdelijke medewerkers ook screenen. Zoals interimmedewerkers, zzp'ers, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers.

4. Pas uw administratie aan

Verwerk alle verplichte gegevens in uw administratie voordat uw werknemer begint. Zoals:

• de gegevens van de loonheffingen
• een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer
• de loonstaat

Download een voorbeeld van een loonstaat op Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld.

5. Meld u aan als werkgever

Neemt u voor het eerst personeel aan? Dan moet u zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. U krijgt dan de formulieren om aan uw verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen.

Neemt u op een later moment nieuwe werknemers aan? Of gaan er werknemers weg? Geef dit dan altijd door aan KVK via het wijzigingsformulier.

Lees waar u nog meer rekening mee moet houden als u voor het eerst personeel aanneemt.

6. Leg de arbeidsvoorwaarden vast in een arbeidsovereenkomst

In een arbeidsovereenkomst (ook wel arbeidscontract genoemd) legt u het salaris van uw werknemer vast. U zet er ook in of u gebruikmaakt van een cao, wat de werk- en rusttijden zijn en of er een pensioenregeling is voor uw werknemer. U moet uw werknemer duidelijk informeren over de belangrijkste arbeidsvoorwaarden zodat uw werknemer weet welke rechten hij of zij heeft.

De meest voorkomende afspraken gaan over:

• salaris en loonstrook 
• inhoudingen en verrekeningen op het salaris
• werktijden en arbeidsduur
• proeftijd
• vakantiedagen  en feestdagen
• vakantiegeld

7. Betaal minstens het minimumloon en vakantiebijslag

U moet uw werknemers vanaf 21 jaar in ieder geval het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag betalen. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers. Voor jongere werknemers van 15 tot en met 20 jaar geldt het minimumjeugdloon. Voor werknemers van 13 en 14 jaar bestaat geen minimumjeugdloon. U spreekt samen af hoe hoog het loon is.

8. Houd u aan de Arbowet

Uw werknemer moet veilig en gezond kunnen werken. Dat staat in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). U moet volgens deze wet arbobeleid maken. En u moet een basiscontract afsluiten met een arbodienstverlener. In het contract staat bij welke taken u zich moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts.

9. Stel een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op

U moet een risico-inventarisatie en -evaluatie maken als u personeel in dienst neemt. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of u een RI&E heeft. In de RI&E schrijft u op welke veiligheids- en gezondheidsrisico's er zijn voor uw personeel. En de maatregelen die u daartegen neemt.

10. Draag sociale verzekeringspremies af

Als uw werknemer in Nederland werkt, moet u in Nederland sociale verzekeringspremies betalen. U betaalt de premies voor de werknemers- en de volksverzekeringen aan de Belastingdienst. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kunt u er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden. U betaalt dan minder premie voor de werknemersverzekeringen. Als uw werknemer ziek of arbeidsongeschikt wordt, dan betaalt u de uitkering in plaats van UWV.

11. Controleer of uw werknemer een zorgverzekering heeft

Uw werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is een werknemer niet verzekerd, of betaalt hij de premie niet? Dan sluit het CAK een zorgverzekering af voor uw werknemer. U moet voor deze zorgverzekering de zorgpremie inhouden van het loon. U maakt de premie over aan het CAK. 

12. Regel het pensioen voor uw personeel

U bent verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor uw sector. Is er geen bedrijfstakpensioenfonds? Dan kiest u zelf of u uw werknemers een pensioenregeling aanbiedt.  Lees in het stappenplan pensioenregeling aanbieden hoe u pensioen voor uw werknemers regelt. 

Feiten en cijfers: groeit of krimpt het personeelsbestand?

De grafiek toont het percentage bedrijven met een toename of afname van het personeelsbestand in het afgelopen kwartaal.