Iedere ondernemer moet digitaal btw-aangifte doen, op enkele uitzonderingen na. In de btw-aangifte geeft u de btw (omzetbelasting) op die u uw klanten in rekening heeft gebracht. De btw die uw leveranciers aan u hebben berekend (de voorbelasting), trekt u af. Doe op tijd btw-aangifte en betaal op tijd. Zo voorkomt u een naheffing.

De 1e keer btw-aangifte doen

Als u uw onderneming inschrijft in het Handelsregister van KVK, geeft KVK uw gegevens door aan de Belastingdienst. U hoeft uw onderneming niet apart bij de Belastingdienst aan te melden. Als de Belastingdienst u als btw-ondernemer opneemt in de administratie, krijgt u uw omzetbelastingnummer en btw-identificatienummer (btw-id).

Verder krijgt u van de Belastingdienst een brief waarin staat hoe en wanneer u btw-aangifte moet doen. Meestal moet u digitaal btw-aangifte doen. Soms moet u de 1e btw-aangifte op papier doen.

Digitaal aangifte doen

U doet digitaal btw-aangifte. Dat kan op de volgende manieren:

• op Belastingdienst.nl bij Mijn Belastingdienst Zakelijk
• met uw eigen aangifte- of administratiesoftware. De software moet geschikt zijn voor Standard Business Reporting

U kunt de btw-aangifte ook door iemand anders laten doen.

Vanaf 2022 alleen nog aangifte doen via nieuw portaal

Let op: doet u uw btw-aangiften nog via het oude portaal Inloggen voor ondernemers? Vanaf 2022 kunt u uw btw-aangiften alleen doen via de nieuwe webomgeving Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bekijk hoe u overstapt naar Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Aangifte doen per maand, per kwartaal of per jaar

De Belastingdienst laat u weten hoe vaak u btw-aangifte moet doen. Per maand, per kwartaal of per jaar. Meestal is dat per kwartaal. Als u per maand of per jaar aangifte wilt doen, kan dat onder voorwaarden. 

Zorg dat u op tijd aangifte doet en betaalt

Zorg dat u op tijd btw-aangifte doet en betaalt. U moet zelf de uiterste aangifte- en betaaldatums in de gaten houden. U moet altijd btw-aangifte doen, ook als u in een periode geen omzet had of geen btw heeft betaald.

Als u niet op tijd aangifte doet of betaalt, krijgt u een naheffingsaanslag. Lees meer over naheffingsaanslagen voor de btw en wat u moet doen op Belastingdienst.nl.

Invullen van uw btw-aangifte

In de btw-aangifte geeft u de btw op die u in rekening heeft gebracht bij uw klanten. Verder geeft u de btw op die u aan uw leveranciers heeft betaald. Heeft een andere ondernemer btw naar u verlegd? Ook dat geeft u op in de aangifte. Het bedrag dat u moet betalen of terugkrijgt, berekent u zelf in uw aangifte. U krijgt van uw btw-aangifte geen belastingaanslag.

Factuurstelsel of kasstelsel

De btw berekent u met het factuurstelsel of het kasstelsel. Zijn uw klanten vooral ondernemers en rechtspersonen, zoals stichtingen en verenigingen? Dan gebruikt u het factuurstelsel. U geeft dan de btw op die u in rekening heeft gebracht bij uw klanten. Ook als een klant in het aangiftetijdvak zijn rekening nog niet heeft betaald.

Het kasstelsel is voor bepaalde ondernemers die vooral aan particulieren leveren. U geeft de btw op over de inkomsten die op uw bankrekening zijn bijgeboekt. Of die u heeft ontvangen in uw kas.

Lees meer over btw berekenen met het kas- en factuurstelsel op Belastingdienst.nl.

Tarieven en vrijstellingen

Er zijn verschillende tarieven voor de btw. Sommige branches en activiteiten zijn vrijgesteld van btw.

Btw-aftrek als voorbelasting

U betaalt meestal btw over goederen of diensten die u koopt voor uw onderneming. Deze btw mag u in uw btw-aangifte aftrekken als voorbelasting. Voor sommige uitgaven mag u de btw niet aftrekken. Lees welke btw u niet mag aftrekken op Belastingdienst.nl.

Privégebruik

In de laatste btw-aangifte van het jaar geeft u de btw op van het privégebruik van:

• auto van de zaak
• gas, water, elektra en telefoon
• bedrijfsgoederen

Lees meer over btw berekenen in de Toelichting bij de aangifte omzetbelasting op Belastingdienst.nl.

Misschien geen btw betalen met de kleineondernemersregeling

Is uw omzet per kalenderjaar maximaal € 20.000? Dan kunt u misschien meedoen met de kleineondernemersregeling (KOR). U berekent dan geen btw aan uw klanten en u draagt ook geen btw af aan de Belastingdienst. Daar staat tegenover dat u de btw over zakelijke kosten en investeringen niet kunt aftrekken. Op een paar uitzonderingen na, hoeft u geen btw-aangifte meer te doen.

Aanmelden KOR

Als u wilt meedoen met de KOR, moet u zich aanmelden bij de Belastingdienst. Uw aanmelding moet uiterlijk 4 weken voor de ingangsdatum van uw aangiftetijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Wilt u bijvoorbeeld meedoen vanaf 1 april, dan moet uw aanmelding 3 maart binnen zijn. 

Had u op 31 december 2019 een ontheffing van administratieve verplichtingen voor de btw? Dan doet u sinds 1 januari 2020 automatisch mee met de KOR. Wilt u stoppen met de KOR? Geef dit zelf door met het formulier Melding beëindiging omzetbelasting kleineondernemersregeling.

Oude Kleineondernemersregeling

De oude KOR kunt u niet toepassen over de aangiftetijdvakken vanaf 1 januari 2020. Wilt u de oude KOR toepassen bij de aangifte over een periode vóór 1 januari 2020? Dan moet u een suppletie-aangifte doen. In de rubriek 'Vermindering volgens de kleineondernemersregeling' kunt u de oude KOR toepassen of aanpassen.

Check of u onder bijzondere btw-regelingen valt

Kijk of u onder 1 van deze regelingen valt:

• margeregeling

  De margeregeling kunt u misschien gebruiken als u handelt in gebruikte goederen. U berekent de btw dan niet over uw omzet, maar over het verschil tussen de verkoopprijs en de inkoopprijs.

• reisbureauregeling

  Als uw diensten vallen onder de reisbureauregeling, moet u gebruikmaken van de reisbureauregeling. U betaalt dan btw over uw winstmarge op reisdiensten, in plaats van over de totaalprijs van de reisdienst.

• verleggingsregeling

  Bij de verleggingsregeling brengt u geen btw in rekening, maar verlegt u de btw naar uw afnemer.

Btw-aangifte bij internationale handel

Levert u diensten in het buitenland? Of neemt u diensten af uit het buitenland? Gebruik dan het hulpmiddel Diensten in en uit het buitenland van de Belastingdienst. Hiermee ziet u wie de btw over deze diensten moet aangeven: u of uw leverancier. En in welk land dit moet. Voor goederen gebruikt u het hulpmiddel Goederen leveren naar het buitenland.

Fouten herstellen

Heeft u een fout gemaakt in uw btw-aangifte? Dan herstelt u dit met het formulier Suppletie Omzetbelasting. 

Krijgt u in totaal € 1.000 of minder terug? Of moet u in totaal € 1.000 of minder bijbetalen? Dan mag u dit verwerken in uw eerstvolgende aangifte.

Feiten en cijfers: hoeveel btw ontvangt de overheid?

De grafiek toont de totale btw die de overheid ontvangen heeft, per kwartaal.