Voor het uitbetalen van loon (salaris) aan uw werknemers gelden regels. Zo moet u informatie geven over de opbouw van het loon. En u mag niet minder dan het minimumloon betalen. Ook moet u een loonstrookje delen met uw werknemer

Wat is loon?

Loon is alles wat uw werknemer krijgt omdat hij voor u werkt. Een beloning waarbij u iets anders geeft dan geld is ook loon. Dit heet ‘in natura’. Zoals etentjes, kortingen of privégebruik van een auto van de zaak.

Het minimumloon mag u niet in natura betalen. Dat moet u in geld betalen. Ook moet u alle vergoedingen die te maken hebben met het werk betalen. Die komen bovenop het minimumloon.

Loon kan bestaan uit:

• Geld. Contant of via de bank.
• Vergoeding of geld dat van het loon afgaat (inhouding) voor gebruik van laptop, telefoon of tablet.
• Vergoeding of inhouding voor huisvesting. Dit mag niet meer zijn dan 25% van het minimumloon.
• Vergoeding of inhouding voor opleiding en training.
• Reiskostenvergoeding.

Overige loonkosten

Naast het brutoloon en vakantiegeld betaalt u soms extra loonkosten. Bijvoorbeeld voor een pensioenregeling, onkostenvergoeding, reiskostenvergoeding of 13e maand. Dit hangt af van de extra arbeidsvoorwaarden die u heeft afgesproken met uw werknemer. Of van de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Alle loonkosten plus de werknemers- en volksverzekeringen zijn de loonkosten voor u als werkgever.

Houd u aan het wettelijk minimumloon per uur

U moet uw werknemers minstens het wettelijk minimumloon per uur betalen. Ook hebben uw werknemers recht op de minimum vakantiebijslag. En op een wettelijk aantal vakantiedagen. 

Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers van 15 tot en met 20 jaar geldt het minimumjeugdloon. Ieder half jaar worden de minimumlonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli. Bekijk hier het minimumloon in 2024.  

Betaalt u te weinig loon? Dan kunt u een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Wanneer salaris uitbetalen?

U betaalt het loon of salaris achteraf. Dus direct nadat uw werknemer een bepaalde periode voor u heeft gewerkt. Meestal gaat het om een periode van een maand. U kunt ook wekelijks betalen, of 4-wekelijks. U spreekt samen met uw werknemer af wanneer u betaalt. De afspraken legt u vast in het arbeidscontract.  

Wilt u liever niet direct na de gewerkte periode betalen, maar later betalen? Dan mag u de termijn verlengen. U moet hierover afspraken maken in het arbeidscontract. Er zijn grenzen aan de verlenging. Bij een weekloon mag u nooit later betalen dan een maand. Bij een maandloon mag u niet langer verlengen dan een kwartaal. 

Later uitbetalen van loon

Betaalt u het loon te laat zonder dat er afspraken over zijn? En is dat uw schuld? Dan heeft uw werknemer recht op een loonsverhoging.

De verhoging is:

• 5% procent per dag voor de 4e tot en met de 8e werkdag na de dag waarop u het loon moest betalen
• 1%  procent voor elke volgende werkdag dat u te laat bent met betalen

Uw werknemer moet zelf naar de rechter stappen voor deze verhoging. De rechter kan de verhoging beperken tot een lager bedrag (bijvoorbeeld 10% of 15%). Kunt u aantonen dat de vertraging niet uw schuld is? Dan hoeft u de verhoging niet te betalen.

Hoe moet u het loon betalen?

U moet het loon contant of per bank betalen. Het netto minimumloon moet altijd via de bank. Verdient uw werknemer meer dan het minimumloon? Dan mag u het deel boven het minimumloon wel contant of in natura betalen.

Loonstrook

U moet uw werknemer een loonstrook (salarisstrook, loonspecificatie) geven. Veel werkgevers doen dit iedere maand, maar dat is niet verplicht. Het geven van een loonstrookje is wel verplicht bij de betaling van het eerste salaris van een nieuwe werknemer. En als er iets verandert in het loon of in de loonheffingen.

U mag de loonstrook digitaal geven als uw werknemer hier toestemming voor heeft gegeven. Uw werknemer moet de digitale loonstrook kunnen opslaan.

Lees wat u op een loonstrook moet zetten.

Wanneer jaaropgave geven?

U stuurt de jaaropgave aan het begin van het nieuwe jaar naar uw werknemer. Meestal in januari of februari. De gegevens op de jaaropgave geeft u door aan de Belastingdienst.

Wat staat er op een jaaropgave?

Op een jaaropgave staat wat uw werknemer dat jaar heeft verdiend. Dit is het jaarinkomen van uw werknemer. Op de jaaropgave moet staan:

• Het jaar waarover uw werknemer loon kreeg.
• Het loon dat is verdiend in dat jaar. Dit wordt ook loon voor loonheffing of fiscaal loon genoemd. Het is het brutoloon min de pensioenpremie.
• De belasting en premies die zijn ingehouden op het loon (sociale lasten werkgever). Dit wordt loonheffing of loonbelasting/volksverzekeringen genoemd.
• De arbeidskorting waarmee rekening is gehouden bij de loonheffing. Lees meer over de aanpassingen van de loonheffingskortingen voor uw werknemers.
• De onbelaste vergoeding(en). Bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding. U bent niet verplicht dit op de jaaropgave te zetten.