Door algemene voorwaarden op te stellen bij een overeenkomst is het voor uw klant of gast duidelijk hoe het onder meer zit met garantie, annulering, aansprakelijkheid en betalen. U bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Annuleringsvoorwaarden maken deel uit van uw algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden zijn de regels die gelden bij een overeenkomst. Bijvoorbeeld als uw klant bij u een product koopt of een dienst afneemt.

Waarom algemene voorwaarden?

Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten u en uw klant hebben. Uw klanten weten waar ze aan toe zijn. Bijvoorbeeld hoe het zit met garantie, aansprakelijkheid en betalen. En u kunt de risico's die u als ondernemer loopt verkleinen.

U bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Wel zijn er een aantal regels waar u zich aan moet houden als u algemene voorwaarden opstelt. Zo mogen voorwaarden niet onredelijk zijn en heeft u informatieplicht.

Algemene voorwaarden opstellen

U kunt algemene voorwaarden op verschillende manieren opstellen. U kunt ze zelf opstellen, een voorbeeldtekst gebruiken of de voorwaarden laten opstellen door een juridisch adviseur.

Gebruik een voorbeeld voor algemene voorwaarden

U kunt voorbeelden voor algemene voorwaarden (modelteksten) vinden bij brancheorganisaties, beroepsverenigingen of andere aanbieders van maatwerk- en voorbeeldcontracten.

Check of u algemene voorwaarden van uw branche- of beroepsvereniging moet gebruiken

Sommige brancheorganisaties verplichten hun leden algemene voorwaarden te gebruiken. Bijvoorbeeld in de kinderopvang. Bij de Sociaal-Economische Raad (SER) staat een overzicht van branches met standaardvoorwaarden die leden moeten gebruiken.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?

Wat belangrijk is om te noemen in de algemene voorwaarden verschilt per bedrijfstak. Ook maken ondernemers soms aparte inkoopvoorwaarden en verkoopwaarden. Een aantal punten komt vaak in de algemene voorwaarden terug:

Aansprakelijkheid

Als ondernemer kunt u in principe aansprakelijk worden gesteld voor alle directe schade (bijvoorbeeld reparatiekosten of vervangingskosten) en indirecte schade (bijvoorbeeld waterschade bij brand). U mag nooit alle aansprakelijkheid uitsluiten, maar u kunt uw aansprakelijkheid wel verkleinen met uw voorwaarden.

Betalingstermijn

U mag zelf een redelijke betalingstermijn voor consumenten bepalen. Die zet u in de algemene voorwaarden. Voor bedrijven en de overheid geldt een wettelijke betalingstermijn. Wilt u een kortere, of juist langere, betalingstermijn gebruiken? Dan moet u dit vastleggen in uw algemene voorwaarden. U kunt deze betalingstermijn ook afspreken in een contract.

Eigendomsvoorbehoud

Als u een eigendomsvoorbehoud in de algemene voorwaarden zet, blijven de goederen van u totdat uw klant heeft betaald. U kunt dan bijvoorbeeld uw goederen terugeisen als de klant failliet gaat.

Garantie

Uw product moet doen wat het belooft. Uw koper heeft een wettelijke garantie. In uw algemene voorwaarden kunt u informatie over bijvoorbeeld extra garantie zetten. Of de duur van de garantie. U kunt in de algemene voorwaarden de wettelijke garantie op uw product niet beperken.

Leveringsvoorwaarden

Leveringsvoorwaarden zijn algemene voorwaarden waarmee u afspraken maakt over alles wat met de levering van een product te maken heeft. Zoals levertijd, annulering en afspraken over transport- en bezorgkosten. Voor internationale handel kunt u hiervoor gebruik maken van de ICC Incoterms®. Dit zijn gestandaardiseerde internationale leveringsvoorwaarden die u met uw klanten en leveranciers kunt afspreken.

Overmacht en force majeure clausule

Als u uw afspraken niet na kunt komen, bent u normaal gesproken verantwoordelijk voor de schade aan de andere partij. In sommige gevallen kunt u een beroep doen op overmacht. Dit wordt ook wel 'force majeure' genoemd. Bijvoorbeeld als u producten niet kunt leveren door een oorlog of milieuramp. In de clausule wordt omschreven wat er onder overmacht valt. Lees meer over wanneer er sprake is van overmacht.

Algemene voorwaarden deponeren bij KVK

Uw algemene voorwaarden kunt u laten bewaren bij KVK of bij de rechtbank. Dat heet deponering. Dit is niet verplicht, maar is wel handig. Op deze manier zijn ze opvraagbaar, hebben ze een sterkere bewijsfunctie en het komt professioneel over. Wilt u uw algemene voorwaarden intrekken? U kunt u deponering bij KVK per e-mail stopzetten.

Informeer uw klant duidelijk en op tijd

Uw algemene voorwaarden moeten duidelijk te begrijpen zijn voor uw klanten. Als u vooral in Nederland zakendoet, schrijft u ze dus in het Nederlands. Voor internationale klanten kunt u een vertaling maken.

Uw klanten moeten de algemene voorwaarden kunnen lezen voordat u de koopovereenkomst sluit. U kunt de voorwaarden dus niet pas leveren bij het product. Levert u een doorlopende dienst, zoals een abonnement en wilt u de algemene voorwaarden veranderen? Dan moet u zich houden aan de regels.

Lees meer over het gebruik van algemene voorwaarden in de praktijk.

Algemene voorwaarden voor webshops

Heeft u een webshop? De regels voor een webshop zijn anders dan voor een fysieke winkel. Als u ook een fysieke winkel heeft, is het handig om aparte voorwaarden op te stellen voor uw webshop.

Bedenktijd (herroepingsrecht) bij online verkoop

Klanten die online een product of dienst bij u kopen hebben wettelijk recht op 14 dagen bedenktijd. In deze 14 dagen kunnen zij van de koop of het contract af. Dit heet herroepingsrecht. Heeft u algemene voorwaarden voor uw webshop? Dat moet u de bedenktijd daarin zetten.

Vermeld in uw voorwaarden:

• wat de wettelijke bedenktijd precies betekent
• de lengte van de bedenktijd. Die mag langer zijn dan 14 dagen, maar niet korter.
• voor welke producten en diensten geen bedenktijd geldt. Let op: in de wet staat voor welke producten en diensten een uitzondering geldt. U mag niet zelf uitzonderingen bedenken.

Bezorgkosten en kosten voor retour

Als uw klant het product binnen de bedenktijd terugstuurt, moet u de aankoopprijs en de bezorgkosten terugbetalen. Noem in uw algemene voorwaarden ook voor wie de kosten van de retourzending zijn. U moet dit voor de verkoop laten weten.

Algemene voorwaarden opslaan

Uw klant moet de algemene voorwaarden kunnen opslaan. Zodat hij later kan teruglezen welke voorwaarden golden op het moment van aankoop. Stel de voorwaarden daarom niet alleen als webpagina (in html) beschikbaar, maar bijvoorbeeld ook als pdf.

Checklist verkoop via internet

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) heeft een checklist om te controleren of u aan de regels voldoet. Lees ook de regels voor online verkoop.

Annuleringsvoorwaarden bij vakanties

U vraagt uw klant bij de boeking om akkoord te gaan met uw algemene voorwaarden. In uw algemene voorwaarden staan ook uw annuleringsvoorwaarden. Annuleren is het ontbinden (stoppen) van een overeenkomst na de boeking. Zowel u als de boeker (recreant) kan de overeenkomst annuleren.

In de annuleringsvoorwaarden beschrijft u binnen welke periode de recreant het verblijf mag annuleren. En welke kosten hij dan alsnog moet betalen. Ook kunt u beschrijven aan welke voorwaarden de recreant moet voldoen om te mogen annuleren. Bij annulering moet de recreant u vaak een percentage betalen van de vooraf afgesproken prijs. Ook als hij geen gebruikmaakt van het vakantieverblijf. Hoeveel de recreant moet betalen, hangt af van wanneer hij het verblijf annuleert. Hoe eerder de recreant annuleert, hoe lager het percentage is dat hij alsnog moet betalen. Annuleert de recreant de boeking kort van tevoren? Dan kunt u de recreant verplichten het overeengekomen bedrag (bijna) geheel te laten betalen. Ook kunt u overwegen om de recreant terug te betalen als hij iemand anders aandraagt voor het vakantieverblijf in dezelfde periode. U kunt de administratiekosten dan wel in rekening brengen.

Wilt u meer weten over goede annuleringsvoorwaarden? Uw branche- of beroepsvereniging kan u helpen met voorbeeldvoorwaarden.